Como Escrever um CV de Secretária: Dicas e exemplos

Os secretários desempenham um papel fundamental no apoio a locais de trabalho em Portugal com tarefas administrativas e organizacionais cruciais.

Atraindo indivíduos com um olhar atento aos detalhes, uma autogestão excecional e a capacidade de comunicar eficazmente, os secretários contribuem para o sucesso de escritórios jurídicos e médicos, instituições de ensino, hotelaria e funções de administrador do sector público e privado.

Embora a concorrência para cargos de secretária em Portugal não seja fácil, conseguir o emprego dos seus sonhos não é impossível. Este guia passo a passo mostra-lhe como redigir um bom CV, dá-lhe exemplos diretos para inspirar o seu CV moderno e um modelo de curriculum vitae de secretária pronto a trabalhar.

Exemplo de um currículo de secretária

Descarregue gratuitamente este exemplo de curriculum vitae de secretária em PDF - O modelo de CV da Otago comunica eficazmente as competências e a experiência da Susan. Com mais de cinco anos de experiência como secretária, ela combina habilmente uma comunicação clara, atenção aos pormenores e um comportamento altamente profissional.

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O que incluir num CV de secretária?

O trabalho de secretariado é mais do que a gestão de horários e a realização de tarefas de organização. Os profissionais desta área são o ponto de contacto para um leque de intervenientes, a base da administração do escritório e prestam aconselhamento e apoio numa série de questões empresariais.

Tal como os rececionistas ou os gestores de escritório, os secretários desempenham diversas funções em vários sectores que requerem personalidades ou caraterísticas específicas. O seu curriculum vitae de secretária pode variar em função da função a que se candidata, mas recomendamos que inclua pormenores como a velocidade de dactilografia, o domínio de línguas e conhecimentos específicos de sectores como o médico ou o jurídico.

Depois de refletir sobre estes pontos, é altura de esboçar a estrutura do seu CV. Para o fazer de forma eficiente, recomendamos que comece com um CV principal.

Este documento abrangente inclui as suas competências técnicas e pessoais, o seu historial profissional completo e todas as habilitações e formação relevantes. Embora não seja enviado aos empregadores, o CV principal serve de ponto de partida para a criação de CVs específicos para cada emprego e dá-lhe uma boa ideia do tamanho do seu CV.

Como redigir um CV de secretária: 5 passos e exemplos

1. Enumerar as principais competências da secretária no CV

Para apresentar eficazmente as suas competências no CV, categorize-as em competências interpessoais (soft skills), técnicas (hard skills) e especializadas (technical skills).

Coloque as competências técnicas e especializadas sob um título distinto, evidenciando a sua proficiência em ferramentas e procedimentos específicos, como gestão de agenda, transcrição de áudio ou sistemas de gestão de agenda.

Por outro lado, destaque as competências interpessoais na secção do perfil pessoal e experiência profissional, demonstrando como as suas habilidades sociais e ética de trabalho contribuíram para funções anteriores. Esta abordagem estruturada garante que o seu CV capte a atenção ao apresentar um retrato equilibrado e completo das suas capacidades profissionais.

Competências Essenciais para um(a) Secretário(a):

• Gestão de tempo: Capacidade de atribuir prioridades e distribuir tarefas de forma eficaz para cumprir prazos.
• Organização: Habilidade para manter ficheiros, agendas e tarefas em ordem.
• Comunicação: Competência para transmitir informações de forma clara e ouvir ativamente.
• Discrição: Manuseamento de informações confidenciais com integridade e profissionalismo.
• Adaptabilidade: Flexibilidade para responder a mudanças ou desafios de forma eficiente.

Competências Técnicas:

• Introdução de dados
• Proficiência em MS Office
• Velocidade de digitação
• Gestão de bases de dados
• Noções básicas de contabilidade

Competências Interpessoais:

• Resolução de problemas
• Trabalho em equipa
• Atenção ao detalhe
• Iniciativa
• Gestão do stress

Competências Especializadas:

• Equipamento de escritório
• Software específico do sector
• Ferramentas de videoconferência
• Software de transcrição
• Software de gestão de agenda

DICA: Se o espaço permitir, dê uma breve definição das suas competências essenciais para sublinhar o seu valor.

2. Escreva um perfil pessoal para um CV de secretária

Escrever um perfil pessoal no seu CV é uma oportunidade para causar uma forte primeira impressão como secretário(a). Tal como em outras funções que combinam competências organizacionais e interpessoais, como agente imobiliário ou apoio ao cliente, um perfil sólido deve equilibrar forças pessoais e profissionais.

Para captar a atenção, esta secção deve destacar, de forma concisa e envolvente, a sua experiência administrativa, competências interpessoais como o trato ao telefone e qualidades pessoais, como a discrição. Procure uma abertura impactante, mantenha o texto com menos de 70 palavras e evidencie o que o(a) distingue para o cargo.

Um perfil pessoal bem escrito define o tom da sua candidatura e garante que se mantém na mente do recrutador.

Exemplo de Perfil Pessoal para CV de Secretário Jurídico

Secretário Jurídico meticuloso com mais de 5 anos de experiência em ambientes jurídicos dinâmicos. Destaca-se pela organização excecional, domínio de sistemas de gestão de processos e compromisso com a confidencialidade. Experiente no apoio a equipas jurídicas, gerindo agendas complexas, coordenando reuniões e otimizando o processamento de documentos. Reconhecido pela abordagem proativa e pela capacidade de construir relações sólidas com clientes.

Exemplo de Perfil Pessoal para CV de Secretário Médico  

Secretário Médico dedicado, com mais de 7 anos de experiência a apoiar profissionais de saúde e a gerir informação de pacientes. Proficiente em terminologia médica, marcação de consultas e manutenção da confidencialidade, com forte conhecimento dos sistemas do SNS. Trabalha bem sob pressão, garantindo uma comunicação precisa e atempada entre pacientes e profissionais de saúde. Comprometido com a qualidade do atendimento ao paciente e a eficiência da administração clínica.

Exemplo de Perfil Pessoal para CV de Secretário Executivo  

Secretário executivo altamente eficiente, com 4 anos de experiência em ambientes exigentes. Demonstra excelentes competências organizacionais e grande capacidade para gerir agendas e comunicações de executivos. Conhecido pela atenção ao detalhe e estilo de comunicação diplomático, facilitando a interação com todos os níveis de gestão. Experiente na definição de prioridades, gestão de informação confidencial e apoio à coordenação de projetos complexos.

Exemplo de Perfil Pessoal para CV de Secretário Administrativo  

Secretário administrativo versátil, com 5 anos de experiência a apoiar equipas e a gerir agendas complexas. Especialista na coordenação de reuniões, gestão de comunicações internas e confidenciais e otimização de processos. Reconhecido pela organização excecional, atenção ao detalhe e capacidade de trabalhar de forma eficaz sob pressão.

3. Inclua experiência profissional relevante no CV da secretária

O papel de um secretário nem sempre é quantificado por resultados no sentido tradicional. O trabalho secretarial combina apoio essencial com a melhoria da eficiência do escritório. No entanto, sempre que possível, inclua resultados quantificáveis.

Ao descrever a sua experiência profissional no CV, considere o seguinte:

• Foque-se em tarefas específicas que geriu e no impacto positivo que teve.
• Comece com um breve parágrafo a descrever as suas principais funções.
• Em seguida, utilize tópicos para destacar conquistas mensuráveis.
• Faça referência a processos administrativos ou à implementação de novos sistemas para gestão de agendas ou documentos.

DICA: Combine os destaques da sua experiência profissional com as competências transversais e as funções indicadas no anúncio de emprego, realçando os seus contributos para a eficiência organizacional, a capacidade de resolução de problemas e como apoiou eficazmente a sua equipa ou os seus executivos.

Exemplos de Experiência Profissional para CV de Secretário

Assistente Administrativo | Banco Águia Azul, Lisboa | Junho 2018 - Presente  

Responsável por fornecer apoio abrangente a executivos seniores, gerindo agendas complexas, coordenando viagens internacionais e facilitando a comunicação entre diretores de departamento e parceiros externos. Assegura o funcionamento eficiente dos escritórios executivos, lidando com documentos confidenciais com discrição e organizando reuniões de alto nível.

• Implementou um novo sistema de arquivo digital, reduzindo o tempo de recuperação de documentos em 40%.
• Liderou a organização de uma conferência internacional anual para mais de 200 participantes, aumentando o envolvimento das partes interessadas em 15%.

Assistente Pessoal | Mega Sports Stores Group, Porto | Março 2020 - 2023  

Apoio à eficiência da liderança sénior através da gestão administrativa, incluindo o tratamento de comunicações sensíveis, coordenação com stakeholders e liderança de projetos especiais, além das tarefas diárias. Criou processos otimizados para comunicação interna e externa, garantindo que a liderança estivesse sempre bem-preparada e informada.

• Geriu com sucesso um sistema complexo de agendas para três diretores executivos, melhorando a eficiência do agendamento de reuniões em 30%.
• Liderou um projeto de digitalização de documentação de reuniões, reduzindo o uso de papel em 25% e melhorando a acessibilidade dos documentos para toda a equipa.

Secretário da Empresa | Big Balloon Real Estate, Coimbra | Janeiro 2018 - 2021  

Responsável pela governança corporativa e conformidade da organização, garantindo a adesão a normas legais e diretrizes do conselho. Geriu relações institucionais, organizou reuniões do conselho e manteve registos corporativos com total confidencialidade e precisão. Desempenhou um papel fundamental na otimização da comunicação entre o conselho, a gestão e os stakeholders.

• Desenvolveu e implementou um quadro abrangente de conformidade, reduzindo os riscos regulatórios em 45%.
• Melhorou a eficiência na preparação de reuniões do conselho, reduzindo o tempo de preparação em 30% através da introdução de um sistema digital de agendamento.

CV de Secretário com pouca ou nenhuma experiência

Se está a candidatar-se a funções de secretário sem experiência prévia, seja recém-licenciado ou em transição de carreira, foque-se em competências transferíveis e na experiência adquirida durante empregos anteriores ou estudos. Veja abaixo um exemplo de entrada para a secção de experiência profissional.

Voluntário Estudantil | Equipa de Eventos Universitários, Lisboa | 2019 - 2022  

Desempenhou um papel fundamental na organização de eventos no campus, desde a fase de planeamento até à execução. Demonstrou fortes competências organizacionais, trabalho em equipa e capacidade de comunicação eficaz com diversos grupos. Exerceu liderança ao coordenar colegas e membros da universidade, garantindo o bom funcionamento dos eventos e o cumprimento dos objetivos.

• Liderou uma equipa de 10 voluntários na organização da feira anual da universidade, com mais de 1.000 participantes entre estudantes e docentes.
• Introduziu uma ferramenta digital para acompanhamento de tarefas em eventos, aumentando a produtividade da equipa em 30%.

4. Inclua corretamente as habilitações literárias no CV de uma secretária

Incluir a educação no CV como secretário destaca a sua capacidade de responder às exigências profissionais da função, evidenciando a sua preparação através de formação académica ou qualificações relevantes.

Liste as suas qualificações em ordem cronológica inversa, começando pela mais recente e recuando no tempo. Esta secção deve incluir o nome da qualificação, a instituição de ensino e as datas de estudo.

Por exemplo:

Em Portugal, os secretários podem ter diferentes percursos académicos, desde o ensino secundário até ao ensino superior. No entanto, espera-se que tenham, no mínimo, o 12.º ano de escolaridade ou uma qualificação equivalente, preferencialmente com formação em áreas como Secretariado, Administração ou Gestão.

Grau Universitário:

Mestrado em Administração de Empresas (MBA), Universidade de Lisboa, Portugal, 2021

Licenciatura em Administração de Empresas (BBA), Universidade do Porto, Portugal, 2016

Qualificações de Ensino Secundário:

Escola Secundária de Azeitão | Setúbal, 2017 - 2022

Matemática: Nota 4 (C), Inglês: Nota 5 (B), Ciências Combinadas: Nota 4 (C), Informática: Nota 4 (C), Língua Inglesa: Nota 6 (B)

Certificados Nacional 5 (N5):

Escola Secundária Dona Filipa de Vilhena | Lisboa, 2017 - 2022

Inglês C (4), Matemática C (4), História B (6), Química B (5), Arte & Design C (4), Ciência da Computação B (6) 

5. Incluindo secções adicionais no CV de Secretário

Os secretários precisam operar em múltiplas frentes, e demonstrar que possuiem habilidades e competências adicionais para o fazer pode ser um grande diferencial. Por exemplo, listar idiomas no CV – mesmo aqueles que ainda está a aprender – demonstra que você é uma pessoa orientada internacionalmente, com vontade de melhorar e aprender.

A proficiência em idiomas é tipicamente classificada em níveis iniciante, intermediário e avançado ou usando o padrão CEFR (Quadro Europeu Comum de Referência para Línguas), que vai de A1 até C2. Priorize os idiomas com base na sua relevância para o trabalho que está a candidatar-se.

Exemplo de como incluir idiomas no CV:

Idiomas:

• Inglês: Avançado (C1)
• Espanhol: Intermediário (B2)
• Francês: Básico (A2)

DICA: Ao listar os idiomas, além de indicar o nível de proficiência, também pode ser útil mencionar onde e como adquiriu essas competências, como através de cursos, viagens ou experiências profissionais.

Incluir proativamente referências no CV acrescenta à sua oferta profissional provas reais da sua competência. Pense de forma criativa sobre como pode melhorar o seu CV para oferecer uma dimensão extra à sua candidatura. Dê uma olhada em outras profissões, como controlador de crédito ou agente de viagens, para ver como elas abordam o processo de elaboração de um CV.

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Principais conclusões

Vamos analisar e considerar cinco aspetos-chave para criar um CV profissional de secretário.

1. Crie um CV mestre: Comece com um documento abrangente que detalha todas as suas habilidades, experiências e educação. Use este como base para personalizar CVs específicos para cada candidatura.
2. Destaque as habilidades-chave: Concentre-se em categorizar as suas habilidades em suaves, técnicas e duras. Faça com que se destaquem, colocando-as sob títulos distintos e incluindo definições breves.
3. Elabore um perfil pessoal conciso: Escreva uma introdução cativante que combine as suas forças profissionais e pessoais em menos de 70 palavras, deixando uma impressão memorável.
4. Quantifique o impacto da experiência de trabalho: Em vez de listar apenas tarefas, use bullet points para descrever como melhorou processos ou contribuiu para o sucesso da equipa, fornecendo exemplos específicos e números.
5. Destaque competências adicionais: Adicione secções para idiomas, trabalho voluntário ou outras competências únicas para apresentar um perfil bem-sucedido e se diferenciar de outros candidatos.

Próximos passos? 

Inspire-se no nosso blog para dicas sobre como poupar tempo, enfatizar secções importantes e facilitar a compreensão da sua oferta profissional única pelos recrutadores.

FAQs

Quais são cinco funções comuns de um secretário?

1. Gerir agendas e organizar reuniões e compromissos.
2. Lidar com correspondência, incluindo e-mails e chamadas telefónicas.
3. Elaborar documentos, resumos, relatórios e apresentações.
4. Manter sistemas de arquivo para garantir uma gestão eficiente de documentos.
5. Organizar viagens e alojamento para a equipa ou gestão.

O que é um resumo para uma secretária num CV?

Também conhecido como perfil pessoal, esta secção deve destacar a sua experiência em funções administrativas, competência na gestão de comunicações, habilidades organizacionais e a sua capacidade de fazer múltiplas tarefas e priorizar o trabalho de forma eficiente. Deve refletir o seu comportamento profissional, atenção ao pormenor e qualquer conhecimento específico de software ou da área relevante para a função.

Quanto ganha uma secretária?

O salário de uma secretária varia consoante a localização, experiência e setor. Em Portugal, os salários iniciais para secretárias podem variar entre 800€ a 1.200€ mensais. Com experiência e em setores especializados, como o jurídico ou o médico, os salários podem subir para 1.500€ a 2.500€ mensais ou mais. Estes valores podem ainda variar conforme a empresa e a região do país.

Como começar como secretária?

Para começar como secretária, pode seguir várias opções, incluindo:

• Fazer um curso profissional em administração de empresas ou estudos secretariais.
• Obter experiência através de funções iniciais, como assistente administrativa ou rececionista.
• Realizar um estágio em administração de empresas para ganhar experiência prática.
• Desenvolver competências-chave, como comunicação, organização e proficiência em Microsoft Office e outros softwares relevantes.

Quais as qualificações necessárias para me tornar secretária?

Os requisitos educativos variam consoante o empregador e a função específica. No entanto, um nível básico de educação é frequentemente preferido, sendo que muitas funções exigem, pelo menos, o diploma de ensino secundário ou equivalente. Qualificações adicionais, como um Diploma de Nível 2 ou 3 em Administração de Empresas, um Certificado de Nível 2 em Competências de Utilizador de TI, ou até um T Level em Gestão e Administração, podem tornar os candidatos mais apelativos. Funções mais avançadas podem exigir formação adicional, como licenciaturas em gestão ou administração, particularmente para setores especializados como o trabalho secretarial, jurídico ou médico.

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